Wie ich alles schaffe – und du das auch kannst

Meine To-do-Liste war für mich vor einiger Zeit noch DER Stressmagnet schlechthin. Ich hatte immer etwas Neues hinzuzufügen und meine Liste wurde immer länger und länger. Den Stress, den ich deswegen verspürte wandelte sich phasenweise in Angst, weil ich dann nicht mehr wusste, wo ich überhaut weitermachen sollte. Natürlich musste ich Dinge umsetzen, aber ich hatte das Gefühl, dass ich niemals etwas schaffte oder fertig wurde. Das war meine Wahrheit, bis ich gelernt hatte, dass Planung mein Schlüssel zur Organisation meines Business und Lebens war, mit dem ich meine Produktivität steigerte und die Dinge wirklich erledigt bekam. Wenn du bereit bist in Sachen Planung einen großen Schritt vorwärts zu machen, dann bist du hier genau richtig.

Wenn du eine sehr intuitive Unternehmerin und Frau bist, könnte sich das Planen deiner Tage altmodisch und unflexibel für dich anfühlen. Aber ich möchte dich einladen, wirklich über deine täglichen 24 Stunden nachzudenken. Schaffst du wirklich alles zu erledigen, oder hast du am Ende des Tages noch offene Tasks oder unvollendete Aufgaben? Hast du Stress und Druck um Deadlines einzuhalten, weil du andere Prioritäten gesetzt hast? Oder lässt du immer wieder Dinge unter den Tisch fallen?

Wie du richtig planst und den Stress endlich hinter dir lässt

Ich persönlich liebe Routinen und ich blühe regelrecht auf, wenn ich weiß, wie mein Tag verlaufen wird. Aber so war das nicht immer. Ich war die, die immer zu spät kam, die nie wusste was von einem Tag zum anderen erledigt werden musste und ich war immer unglaublich gestresst.

Das war so bis ich mich dazu entschied meine Einstellung und damit mein Leben zu verändern. Und glaube mir, wenn ich das kann… kannst du das auch!

Verstehe mich bitte nicht falsch, ich liebe es nach wie vor spontan zu sein und Abenteuer zu erleben. Aber es gibt für alles die passende Zeit und den passenden Ort. In meinem Alltag kommen meine Prioritäten zuerst. Denn wenn ich meine Tage nicht danach ausrichte ist es für mich viel zu verlockend in meine alten Gewohnheiten zurückzufallen.

Um an diesen Punkt zu gelangen, waren viele Versuche und auch Irrwege, die bewusste Entscheidung zur Veränderung und Durchhaltevermögen notwendig, bis daraus eine Gewohnheit wurde.

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Wie du alles schaffst

Wenn es dir wie den meisten Menschen geht hast du täglich viel um die Ohren und auch ein entsprechendes Pensum an Aufgaben zu erledigen. Oft sogar so viel, dass du gar nicht weißt, wo du die Zeit hernehmen sollt um das alles bewältigen zu können. Der Stress den du dabei verspürst, macht es dir nochmal um einiges schwerer fokussiert zu bleiben und den Überblick zu behalten.

Und während du versucht, deinen Fokus zu halten, kommen immer mehr und mehr Dinge auf deine To-do-Liste. Manche davon sind dringend und manche nicht, aber all diese Dinge rauben dir Energie und ziehen deinen Fokus weg von den Aufgaben, die ihn gerade so dringend brauchen.

Darum bin ich eine Planerin. Ich plane meine Tage und Wochen um Überforderung und Stress zu vermeiden.

Im Vorhinein zu planen hilft mir meine Zeit ideal einzuteilen und meinen Fokus zu halten, was dazu führt, dass ich viel produktiver bin, als ohne Planung.

Was ein guter Plan für dich bewirken kann

• deine Produktivität boosten
• mehr Kontrolle über deine Zeit
• weniger Stress
• ideale Organisation im Business und Leben
• lernen, Prioritäten zu setzen

So kannst du beginnen

Ich starte mit einer Kopf-Entrümpelung. Falls du dich jetzt fragst, was eine Kopf-Entrümpelung ist … – genau das wonach es klingt. 😉

Bei der Kopf-Entrümpelung geht es darum all deine Gedanken zu Papier zu bringen und den Kopf wieder frei zu kriegen. Dabei gibst du all den (kleinen) nagenden Gedanken Raum, die dazu führen, dass du immer wieder deinen Fokus verlierst.

So hast du die Möglichkeit deine Gedanken zu organisieren und zu strukturieren, anstatt die Dinge sich aufschaukeln zu lassen.

DAS ist mein kritischer erster Schritt beim Planen. Durch das Loslassen all der belastenden Gedanken, habe ich die Chance das große Ganze (wieder) klarer zu sehen und Prioritäten für die Dinge zu setzten, die ich erreichen will.

Prioritäten setzen

Fühlt es ich sich nicht erleichternd an, all diese Gedanken aus dem Kopf und auf Papier zu haben? Aber was kommt als Nächstes?

Lehne dich zurück, schaue auf deine Gedankenliste und beginne zu priorisieren.

Was ist wichtig, dringend, braucht sofort deine Aufmerksamkeit?

Da du deine Gedanken ganz ungefiltert und ohne Bewertung notiert hast, wirst du feststellen, dass manche Dinge auf deiner Liste gar nicht so wichtig sind.

Wenn ich beginne mit meiner Gedankenliste zu arbeiten, organisiere ich sie und gebe mir damit selbst ein bisschen Struktur. Dafür nutze ich vier Kategorien: Muss, Soll, Kann, Irgendwann

Und diese Kategorien sind grundlegend für meine neue To-do-Liste.

Warte! Was? Ich weiß, du denkst gerade an deine niemals enden wollende To-do-Liste und warum du gerade diesen Blogartikel liest. Aber diese neue To-do-Liste ist nur der nächste Schritt zu deiner Planung. Durch das Gliedern deiner Gedanken wirst du einen Plan erstellen, der es dir erlaubt alles umzusetzen. Denn du wirst sicherstellen, die wichtigen Dinge zu erledigen und dich nicht mehr von den weniger wichtigen Dingen stressen lassen.

Produktiv zu sein bedeutet nicht alles auf deiner Liste innerhalb von wenigen Tagen zu erledigen. Es ist viel mehr zu lernen Prioritäten zu setzen und deine Zeit weise einzusetzen. Um das meiste aus deiner verfügbaren Zeit herauszuholen.

Realistisch zu sein in Bezug auf deine Zeit ist eine Notwendigkeit, wenn es ums Planen geht.

Lass uns planen

Jetzt, wo du deine Prioritäten gesetzt hast, erinnere dich bitte daran, dass der Tag nur 24 Stunden hat … und nicht jede dieser Stunden sind absolut produktive 60 Minuten.

Schnappe dir deinen Kalender, picke deine Hauptaufgaben (= Muss) für die kommenden Tage aus deiner Liste und trage sie – während deiner produktivsten Zeitfenster – in deinen Kalender ein. Ich bin ein Morgenmensch also beginne ich mit meinen geplanten Aktivitäten schon relativ früh am Tag.

Plane für deine Tasks immer ausreichend Zeit ein. Wenn du weißt, dass eine Aufgabe mindestens zwei Stunden benötigt, du dafür aber nur eine Stunde einplanst, begrenzt du dich damit selbst und damit auch dein Projekt.

Wenn du deine Hauptaufgaben eingetragen hast, schau doch mal auf deine Soll-Liste. Für welche Aufgaben von dieser Liste hast du wirklich Zeit? Mache dasselbe mit deiner Kann-Liste, wobei du hier noch flexibler sein kannst, da sich hier meist keine wirklich wichtigen Tasks befinden.

Et voilà! Hier hast du deinen Plan für die nächsten Tage oder Wochen!

Planungs-Tipp:
Nur weil ich eine Planerin bin, heißt das nicht, dass ich nicht flexibel bin. Damit meine Tage reibungslos verlaufen, akzeptiere ich, dass nicht immer alles so funktioniert, wie ich es geplant habe. Ein bisschen Spielraum zu haben oder bei Bedarf Aufgaben für einen guten Teil des Tages ausfallen zu lassen ist kein Misserfolg. Das ist das Leben. Es passiert einfach.

Bist du schon eine Planerin? Oder wie planst du deine Aufgaben? Lasse es mich in den Kommentaren weiter unten wissen!

Du willst das tägliche Chaos hinter dir lassen? Dann hole dir meine kostenlose Checkliste für deine ideale Tagesplanung: